گردش کار، کلید توسعه و پیشرفت

یکی از آرزوهای قریب به اتفاق انسان ها در کسب و کار اینه که اگر به هر دلیلی چند روز کار نمی کنن و یا به مرخصی میرن، همچنان پول هایی باشه که به سمتشون سرازیر میشه و چرخه تولید ثروتشون بچرخه. رویای قشنگیه و برای افراد موفق زیادی اتفاق افتاده. اما چه طور ممکنه یه مجموعه بدون حضور مدیرش به کار خودش ادامه بده؟ چه طور میشه یه مدیر کارش رو برای چند روز ول کنه و به مرخصی بره و خیالش راحت باشه که وقتی برگرده با یه فاجعه مواجه نمیشه؟

شاید اولین جواب شما به این سوال، وجود مدیران میانی یا قائم مقام مدیریت باشه. این جواب تا حدی درسته اما جواب کامل تر چیز دیگه ایه! اگر برندها و سازمان های بزرگ دنیا رو بررسی کنید می بینید راه حلی که اونا انتخاب کردن، تعریف دقیق گردش کارها و الزام استفاده از اون هاست!

اگر دقیق تر به کارها نگاه کنیم، متوجه میشیم ما در حال تکرار چرخه هایی هستیم که در ذهنمون تعریف کردیم و معمولا تصمیم گیری برای روند انجام یک کار فقط بار اول انجام میشه و بارهای بعدی مغز خود ما هم به جای تکرار تصمیم گیری، از الگوهای قبلی استفاده می کنه به این معنی که برای بارهای بعد، مغز ما از قدرت تصمیم گیری استفاده ای نمی کنه! در حالیه که بزرگترین کاری که یه مدیر در کارش انجام میده، تصمیم گیری هایی هست که تو لحظات حساس یا غیر حساس می گیره و بهتره باور کنیم پیروی از روتین ها و اجرای قدم به قدم دستورالعمل ها نه به مهارت خاصی نیاز داره نه به نفر خاص با ویژگی های خاص! پس اگه بخوایم به آرزومون برسیم و کاری رو در مقابلمون ببینیم که مثل یه ماشین کار می کنه و فقط جاهایی که خارج از روال کار می کنه به حضور مدیرش نیاز داشته باشه باید گردش کارها رو درست و دقیق آماده کنیم.

گردش کار یا همان Workflow روش و نرم افزاری برای خودکارسازی فرآیندهای کسب و کاره که در اون، اسناد، داده ها و وظایف، بر اساس رویه ها یا مقرراتی از پیش تعیین شده، از جایی به جایی دیگر جریان پیدا می کنه. گردش کار یعنی پاسخ به این سوال ها که چه کسی، روی چه موضوعی، در چه حوزه ای و در چه زمانی مشغول کاره.

تدوین گردش کار در ابتدا کمی سخت و زمانبر به نظر می رسد اما پس از تهیه و استفاده، صرفه جویی های زیادی از نظر زمان و انرژی انجام می دهد که به شکل معجزه آسایی به پیشرفت و توسعه کار کمک می کند. من در حال تهیه گردش کارهای دقیق برای کار خودم هستم تا بتونم با آزاد کردن وقتم، به کارهای مهمتری برسم. پیشنهاد می کنم شما هم این کار رو بکنید، چه هنوز یه مجموعه دو نفره هستید چه بزرگتر.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *